Om du skriver en upphandling, strunta i priset

På Varvet händer det då och då att vi får in upphandlingar. Någon ber oss om ett prisförslag för att bygga en tjänst, vi får veta att dokumentet har skickats ut till ett antal byråer, och den innehåller en snabb beskrivning av projektet och lite grundförutsättningar. Där står om affärssystem och integrationer (bonus om vi måste googla ett par förkortningar!), historik om tjänsten, info om servrar och licenser och annat som skall hjälpa oss att förstå omfattningen. Sedan är det bara att kavla upp ärmarna och börja svara på frågor: hur många är vi, hur många konsulter har vi tillgängliga med Ruby- eller Javakompetens, vilket programspråk skulle vi välja för projektet, har vi jobbat med Microsoft AX innan, kan vi återkomma med en grov tidsplan med olika leveranser inritade? Och så vidare, och så vidare, och sedan – viktigast av allt – vad kommer hela kalaset att kosta?

Vi skickar in materialet och beställaren jämför. Byrån med lägsta kostnaden, snabbaste tidsplanen, och tyngsta referenserna får jobbet. Upphandlingen har gjort sitt jobb: allt är specificerat och nu finns det ett estimat, då är det ju bara att börja bygga – beställaren är i stort sett garanterad att få sin produkt levererad till lägsta kostnad.

Sitter du och skriver på en sådan upphandling just nu? Släng den. Genast. Jag väntar här medan du knycklar ihop ditt utkast och lägger det i papperskorgen, och sedan skall jag förklara varför den här sortens upphandlingar är det absolut sämsta sättet att välja byrå.

Vilka drivkrafter ger du din leverantör?

Att estimera är bland det svåraste som finns, eftersom marken i ett mjukvaruprojekt är ett gungfly. Förutsättningar ändras. Nya krav och bättre idéer dyker upp, vägar visar sig vara oframkomliga, man behöver skruva upp eller ner ambitionsnivån i olika delar. Det här är dessutom den tidpunkt då alla – även du, som beställare – vet absolut minst om projektet. Eftersom alla som fått din upphandling vet att priset är en viktig faktor för vem som får göra jobbet har du dessutom gett dina kandidater ett starkt incitament att skicka över en glädjekalkyl. Välj partner utifrån vem som varit mest optimistisk med sin spåkula, och du blir fast med någon som måste jobba kortsiktigt och motarbeta alla förändringar under hela projektet för att hålla sina kostnader nere. Att välja fel leverantör är det dyraste misstag du kan göra. 50% rabatt på timpriset eller ett lågt fast pris blir ändå en dålig affär om du till slut sitter där med en buggig, undermålig produkt, eller helt enkelt har byggt fel sak.

Bäst produkt till lägst kostnad får man genom att bygga rätt sak, och att bygga den på ett sätt som gör den billig att underhålla och lätt att utöka. Så lite mjukvara som möjligt, med så hög kvalitet som möjligt. Och det är svårt! För att ha en chans att lyckas med det behöver du hitta en byrå som kan kommunicera, har en effektiv process, och ett sätt att hålla sin budget. Det är de saker du istället borde leta efter i upphandlingen! Genom att fokusera på projektplan och estimerad tidsåtgång bakbinder du din partner från början och gör det omöjligt för dem att leverera din produkt på effektivaste sätt.

Vänd på steken

De flesta upphandlingar fokuserar på vad det är man tror skall byggas och vad man tror att det kommer att kosta, inte på process eller team. En smartare upphandling kan istället hjälpa dig att först hitta en kvalificerad och kompetent partner med högeffektiva medarbetare, som du sedan kan hamra ut projektdetaljerna tillsammans med. När du hittat rätt partner kan du förhandla om timpris, kostnader, och scope för att få bästa möjliga värde ur din budget – du bör få konkurrensmässiga priser, men kom ihåg att du valt byrå utifrån deras talang och förmåga att leverera punktligt med hög kvalitet. Förvänta dig inte att den byrån dessutom skall vara billigast.

Hur din upphandling kan se ut istället

Här kommer ett förslag på urvalskriterier du kan använda istället för pris och projektdetaljer:

Om företaget

  • När grundades företaget, och varför?
  • Ägarförhållanden
  • Personalomsättning

Genom att fråga hur företaget grundades kan du få en bild av hur deras värderingar ser ut. En byrå som inte kan berätta om anledningen till att den startats kommer nog inte att vara speciellt kreativ i ditt projekt. Leta efter företag där ägarna jobbar aktivt, och kanske också efter ett bredare ägarskap i företaget. Passiva ägare är ett dåligt tecken.

Den viktigaste framgångsfaktorn i ett projekt är att medarbetarna jobbar bra ihop. Duktig personal har många alternativ på arbetsmarknaden, så det är ett gott tecken om en byrå lyckas behålla talangfulla medarbetare.

Finanser

  • Omsättning per anställd
  • Lönsamhet de senaste åren
  • Rörelsekapital, soliditet, och kreditmöjligheter

Du vill ha en stabil leverantör, och ett stabilt företag är lönsamt. Lyckade projekt brukar också resultera i lönsamhet. Ett företag med dålig ekonomi faller också lättare för frestelsen att ta på sig ditt projekt, trots att det egentligen inte passar dem. Om en byrå är villig att dela med sig av detaljerna om sin affär kommer de antagligen också att jobba med en hög nivå av transparens i projekt.

Kultur och kunskapsspridning

  • Företagskultur
  • Bloggar, konferenspresentationer, och meetups
  • Aktiviteter för kompetensutveckling

Det bästa sättet att förstå ett företags kultur är att besöka dem! Men det är också intressant att ställa en öppen fråga för att se hur de mjuka värdena uppfattas. En stel och rigid företagskultur kommer att lysa igenom i svaret, och senare också i ditt projekt. Företag som investerar i sin kultur och i sina anställdas personliga utveckling kommer också att ha duktiga medarbetare som går att lita på. Läs deras bloggposter och leta efter deltagande i konferenser och lokala meetups – tjänsteföretag som drivs med passion kommer att vara mer innovativa och det brukar synas i det de skriver och säger.

Liknande projekt

  • Mål med projektet
  • Storlek
  • Byråns roll
  • Resultat

Be dina kandidater att beskriva två referensprojekt. Eftersom du får tillgång till hela bilden, från start till slut, kommer de antagligen att säga mer om ditt projekt än den spekulativa projektplan som är vanligast att man ber om. Bra att leta efter här: att byrån har förstått kundens drivkrafter och motivation, att kunden haft en tydlig roll under projektet (att vara kund är svårare än man tror!), att det funnits påtagliga och helst mätbara mål. Ring upp kunderna, se om de har några minuter att dela med sig av sina tankar.

Ett misslyckat projekt

Alla har minst ett misslyckat projekt i garderoben. Det du letar efter här är självreflektion: varför anses det här vara ett misslyckande, vad var det som gick snett, hur slutade projektet? Har byrån gjort fler projekt med den här kunden?

Och slutligen, ditt projekt

  • Summering av hur byrån ser på projektet
  • Teamsammansättning
  • Kommunikation
  • Tracking och rapportering
  • Internt samarbete på byrån
  • Roller och överlämning efter projektavslut
  • Leveranser

Här får dina leverantörer möjlighet att beskriva hur de skulle lägga upp sitt idealprojekt. Leta efter starka åsikter om processen, och val av verktyg som stödjer den. Leveranser bör ske regelbundet (en gång i månaden är absolut minimum), det behöver finnas en process för att samla in och implementera feedback på leveranserna, och hur ser byrån på förändringar i scope, krav, och budget? Det viktigaste är att byrån har starka och beprövade metoder för att ta hand om förändringar i projektet, och att de sätter upp ett ramverk som låter dem konsekvent hålla deadlines och budget. Varningsklockor om kundens roll inte nämns, eller om det bara blir prat om tekniska val.

Det här låter som väldigt mycket jobb?

Det finns fler frågor som är värda att ställa. Upphandlingar kräver mycket, både av dig som kund och av oss som byråer. Men frågor som “vad gör ni för att era medarbetare skall utvecklas?” eller “hur ser ni till att ni håller budget” är både lättare och mer inspirerande att svara på än “när och till vilket pris tror ni att ni kan leverera en produkt som ni egentligen inte vet någonting om?”. Men genom att hitta rätt team innan du skrivit dina specifikationer i sten kan du hitta rätt genvägar och dra i rätt spakar redan innan projektet startat, och förhoppningsvis landar det i en lång och givande relation mellan beställare och leverantör. Skillnaden mellan företag blir extremt mycket tydligare än om man skall försöka skilja två byråer åt genom att titta på deras timpris.